Cómo evitar las

fugas de inventario

Causas de fuga

 

Las fugas de inventario en la logística está aumentando. CargoNet registró un aumento del 15 % de eventos de riesgo en la cadena de suministro en el 2022 versus el 2021*. Este problema afecta considerablemente el éxito de las empresas en todas las regiones del mundo. 

En este artículo cubrimos tácticas para que te puedas proteger contras las fugas de inventario.

¿Cómo detener el robo en el almacén?

La mayoría de las empresas con operaciones de almacén sufren fugas de inventario causadas por robos internos en el almacén. Esto es cierto en todo el mundo. El robo hormiga es un delito que se comete al interior de los negocios y consiste en hurtos de activos de poco valor o en cantidades que parecen insignificantes, pero que al acumularse a lo largo del tiempo representan una gran pérdida para el negocio y pueden conducir a un déficit de ingresos.

Sin embargo, no existe un enfoque único y sencillo para evitar los robos en los almacenes. Para disminuir los robos en tu empresa, debes utilizar una combinación de procesos sólidos, sistemas de seguridad, software de gestión de almacenes y excelentes criterios de selección de personal.

Fugas de inventario

Empieza a combatir el robo en el almacén asegurándote de que puedes detectarlo:

  • Combinando las tomas de inventario con los recuentos cíclicos para evaluar con precisión tu inventario en los libros, podrás distinguir entre los muchos tipos de pérdidas que puedes sufrir.
  • Las diferencias entre la toma de existencias y el recuento cíclico, y cómo sirven para evitar los robos en el almacén.
  • Tu sistema de gestión de almacenes (WMS) te permite ser más flexible en tu almacén pasando de los métodos tradicionales de toma de existencias al recuento cíclico.
  • La principal ventaja del recuento cíclico es que no requiere el cierre de toda la organización.

El recuento cíclico

El recuento cíclico garantiza la comprobación periódica de la precisión de tu inventario, sin interrumpir tus operaciones. Basta con contar pequeños subconjuntos de inventario en varias ubicaciones de tu almacén cada hora, cada día o cada mes. No sólo es una técnica más productiva y eficaz de control contra las fugas inventario, sino que también facilita la detección de robos, porque las discrepancias pueden detectarse más pronto que tarde.

Una vez que domines estos procedimientos, podrás determinar hacia dónde se encuentran tus existencias realmente:

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¿Cómo diferenciar la falta de existencias del robo?

Dentro de ciertos límites, la pérdida de existencias en tu almacén es típica. Hay numerosas causas de la pérdida de existencias, como se ve en el diagrama siguiente:

Causas de las Fugas de inventario – Evita el robo en el almacén

Causas de fuga

Las tomas de inventario periódicas son la mejor forma de detectar robos en tu almacén.

Cuanto más rápido detectes los robos, más precisos serán tus datos de inventario. Sin tomas de inventario periódicas, es posible que no descubras las fugas de inventario hasta meses después, momento en el que estarás perdiendo dinero.

Presta atención a las siguientes señales de advertencia que pueden sugerir un robo en el almacén:

  • Tus niveles de inventario no se corresponden con tus datos de ventas.
  • Las ventas parecen ser menores los días en que determinados empleados están de servicio.
  • Los rumores del personal indican que se está robando.
  • Determinados miembros del equipo se niegan a coger sus vacaciones anuales.
  • Faltan documentos importantes (como facturas) o aparecen duplicados en lugar de originales.
  • Con frecuencia se descubren existencias cerca de las salidas o de los muelles de carga.
  • Es muy difícil demostrar el robo en el almacén sin pillar al autor con las manos en la masa. Es mucho más fácil aplicar medidas de seguridad que te ayuden a evitar los robos por completo.
  • Investiga cualquier discrepancia lo antes posible. Cuanto más esperes, más difícil será determinar si los artículos de almacén que faltan son robados o extraviados.

Esto es fácil de conseguir con buenos datos:

Saber dónde está, o no, tu producto es crucial, y recomendamos tomar medidas preventivas para concienciar, identificar los lugares débiles y restringir la posibilidad de robo a partir de este momento.

Consejos para evitar el robo en el almacén de tu empresa

  1. Comprueba los antecedentes antes de contratar a nuevos empleados de almacén.

Puede parecer obvio, pero realizar una comprobación básica de antecedentes penales reducirá significativamente tus posibilidades de sufrir robos en el almacén.

«Una comprobación de antecedentes laborales puede implicar varios subgrupos de servicios de selección. Los que elijas vendrán determinados por diversos factores, como la naturaleza de tu sector, la estructura de tu empresa, el tipo de función para la que estás contratando, dónde se sitúa esa función en la jerarquía corporativa y la tolerancia al riesgo de tu organización. Aparte de eso, debes ser consciente de las leyes y reglamentos que se aplican a tu organización.»

«La conclusión es que, cuando se hacen correctamente, las comprobaciones de antecedentes pueden ayudar a garantizar la integridad, imparcialidad y coherencia del proceso de contratación. Eso beneficia a las personas que realizan la contratación, por supuesto, pero también beneficia a los candidatos honestos que siguen las normas y proporcionan información veraz sobre sí mismos y sus cualificaciones.»

Comprueba los antecedentes penales de los posibles empleados, así como los de empresas anteriores, para averiguar cuánto tiempo trabajaron allí y por qué se marcharon. Si tienes dudas sobre la credibilidad de alguien, no lo contrates.

  1. Informa al personal sobre la política de robos de la empresa.

Deja claro a todos tus empleados que tienes una política de tolerancia cero con el robo o el fraude. Hazles firmar un código de conducta en el que se indique cómo se castigará a los infractores.

También puedes designar canales anónimos para que los empleados informen de cualquier conducta sospechosa. Si todos son conscientes de que sus compañeros están pendientes de ellos, se evitará que haya delincuentes, porque será más probable que los pillen.

 

  1. Ocúpate de los robos lo antes posible, de acuerdo con la política de tu empresa.

Si sospechas que se ha producido un robo o una serie de robos, comprueba el registro de turnos para verificar quién estaba de servicio cuando desapareció la mercancía. Si observas un patrón entre las existencias desaparecidas y determinados miembros del personal de servicio, vigila su actividad en el almacén.

Si detectas algún comportamiento inusual (como fichar a la entrada o a la salida a horas extrañas), debes investigarlo más a fondo. Esto puede hacerse junto con el proceso de educación y aplicación de la política de la empresa.

  1. Mejora la visibilidad de la dirección en tu almacén.

La presencia de un directivo fuerte en la planta de tu almacén ayuda a desalentar los robos. Sin embargo, como muchas de sus actividades requieren el uso de un ordenador, a los jefes de almacén les puede resultar difícil pasar mucho tiempo en la planta.

Considera la posibilidad de invertir en una solución de gestión de almacenes con un componente móvil, que permita a los jefes de almacén trabajar sin un escritorio. La solución móvil de INTRALOG ofrece varias ventajas a los encargados mientras recorren la planta:

Mantener un registro sistemático de las interacciones activas con los empleados, incluidas las observaciones y las evaluaciones del rendimiento.

Examinar el trabajo del almacén por ola, función laboral y tarea/actividad.

Pon una tarea en espera, cambia la prioridad de una tarea, asigna un trabajo a un empleado o pon un conjunto de tareas a disposición para su realización.

Seguimiento, planificación y previsión del trabajo en tiempo real.

Haz un seguimiento del estado de un cliente concreto, incluidas las búsquedas de pedidos y el progreso de las olas.

Tu solución de gestión de almacenes debe ser apta para móviles, para que tus jefes de almacén no estén confinados en sus escritorios. Esto les ayudará a aumentar su visibilidad e interacción en la planta.

Además, la oficina de tu jefe puede estar situada encima de tu almacén, en un entresuelo, con una vista de pájaro del almacén de abajo. Esto permite a los supervisores vigilar constantemente la planta del almacén.

  1. Limita el acceso a las existencias en tu almacén.

Crea barreras contra el robo utilizando la disposición física de tu almacén. Separa en la medida de lo posible los muelles de recepción y expedición para evitar que el producto recién recibido salga del almacén en un camión de salida antes incluso de que haya entrado en tus instalaciones.

Mantén las zonas de recogida y almacenamiento de existencias lo más alejadas posible de las zonas de envío y recepción. Sólo los pedidos entrantes y salientes deben mantenerse cerca de estos lugares.

Proporciona una zona de descanso exclusiva para que los camioneros visitantes esperen mientras se cargan o descargan los pedidos. A tu almacén o lugar de distribución sólo deben poder acceder los empleados.

  1. Asegúrate de que tu almacén dispone de sólidos sistemas de seguridad.

Instalar soluciones de seguridad, como control de acceso y cámaras de CCTV, no sólo disuade a los delincuentes, sino que también proporciona pruebas de los robos captadas en cámara. Estas cámaras deben colocarse estratégicamente en las regiones de alto riesgo. Instala espejos de seguridad para mejorar la visibilidad y evitar puntos ciegos en zonas de difícil acceso de tu almacén.

Otras medidas de seguridad, como las visitas al almacén sin previo aviso por parte de supervisores, jefes de equipo o directivos, pueden servir como elemento disuasorio. Haz que estas visitas sean lo más sorprendentes posible. Los muelles de envío y recepción, así como las entradas y salidas, son lugares importantes para inspeccionar.

Debe haber guardias de seguridad en todas las entradas y salidas del edificio. Inspecciona todos los coches que salgan de tu almacén para asegurarte de que no salen mercancías ilegales.

El aparcamiento de empleados y visitantes debe mantenerse alejado de las operaciones del almacén. No debe haber automóviles privados cerca de tu almacén.

  1. Reconocer la motivación

Saber por qué roban los empleados puede permitirte combatir el robo con mayor eficacia.

¿Qué motiva a los empleados a robar?

En un mundo ideal, no tendríamos que hacernos esa pregunta; sin embargo, hay tres causas principales de dedos ligeros entre los empleados:

Pobreza

Cuando un empleado tiene dificultades económicas, puede verse motivado a robar en su empresa, ya sea para llevarse cosas a casa para su familia o para venderlas por dinero. Su razonamiento es que necesitan el/los objeto/s más que tú, creyendo que la empresa no se dará cuenta o que podrá reemplazar rápidamente las existencias perdidas.

Sentido erróneo del derecho

Algunos empleados pueden suponer que la empresa les debe algo. No consideran que el hurto de acciones sea un robo, porque se trata simplemente de tomar lo que, para empezar, era suyo por derecho.

Oportunista

Por último, están los oportunistas. Estos ladrones se llevarán algo valioso simplemente porque pueden hacerlo. Los artículos pequeños de stock, como maquillaje, ropa, alimentos y artilugios, son especialmente vulnerables al robo oportunista, ya que los ladrones prefieren los artículos que son fáciles de alcanzar y ocultar.

  1. Instala un sistema de gestión de almacenes para llevar registros más precisos y menos corruptibles.

Por último, considera la solución que puede ayudarte a dirigir y supervisar tus actividades de prevención de robos:

  • Cómo puede ayudar un sistema de gestión de almacenes a prevenir los robos en almacenes
  • Cuantas mas fugas de inventario, más fácilmente se convertirá tu almacén en un objetivo.
  • Saber exactamente qué existencias tienes a mano (y dónde están alojadas en tu almacén) te permite descubrir rápidamente los productos que faltan y, en consecuencia, reduce los robos en el almacén.
  • En cambio, intentar llevar un control manual de las existencias suele dar lugar a errores, sobre todo si realizas tomas de existencias irregulares.

Ésta es una de las principales razones por las que necesitas un WMS, entre otras muchas. Agenda una consultoría gratis con uno de nuestros expertos

Fuentes: https://www.insurancebusinessmag.com/us/news/marine/cargo-theft-on-the-rise–report-432971.aspx

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